Los empleadores tienen derecho a controlar las actividades del colaborador en muchas situaciones en el trabajo. El seguimiento en el lugar de trabajo incluye:

• Grabación en cámaras de circuito cerrado.
• Abrir correo o correo electrónico.
• Uso de software automatizado para comprobar el correo electrónico.
• Comprobar los registros telefónicos o grabar llamadas telefónicas.
• Comprobar los registros de los sitios web visitados.
• Obtener información de agencias de referencia crediticia.
• Recopilar información a través de terminales de «punto de venta», como las cajas de los supermercados, para verificar el desempeño de los operadores individuales.

Todas estas formas de seguimiento están cubiertas por la ley de protección de datos. La ley de protección de datos no impide la supervisión en el lugar de trabajo. Sin embargo, establece reglas sobre las circunstancias y la forma en que debe llevarse a cabo el seguimiento.

Antes de decidir si introducir la supervisión, como empleador debes:

• Ser claro sobre las razones para monitorear a los colaboradores y los beneficios que esto traerá.
• Identificar los efectos negativos que el seguimiento pueda tener en el personal. Esto se llama evaluación de impacto.
• Averiguar si el seguimiento está justificado, teniendo en cuenta todo lo anterior.

Excepto en circunstancias extremadamente limitadas, como empleador debes tomar medidas razonables para que el personal sepa que se está monitoreando y por qué es necesario.

Puedes justificar el seguimiento una vez que hayas realizado una evaluación de impacto adecuada, normalmente no necesitarán el consentimiento de los miembros individuales del personal.

Como empleador puedes controlar legalmente su uso del teléfono, Internet, correo electrónico o fax en el lugar de trabajo si:

• El seguimiento se relaciona con la empresa.
• El equipo que se supervisa se proporciona en parte o en su totalidad para el trabajo.
• Haz hecho todos los esfuerzos razonables para informar que sus comunicaciones serán monitoreadas.

Debes tener en cuenta que estas circunstancias cubren casi todas las situaciones en las que como empleador podrías querer monitorear las comunicaciones electrónicas, excepto cuando el monitoreo sea por razones puramente privadas o rencorosas.

Siempre que cumplas con estas reglas, no necesitas obtener su consentimiento antes de monitorear sus comunicaciones electrónicas, pero solo si es por una de las siguientes razones:

• Para establecer hechos que sean relevantes para el negocio, para verificar que se sigan los procedimientos o para verificar los estándares, por ejemplo, escuchar llamadas telefónicas para evaluar la calidad de su trabajo
• Para prevenir o detectar delitos.
• Para verificar el uso no autorizado de los sistemas de telecomunicaciones, por ejemplo, si está utilizando Internet o el correo electrónico para uso personal.
• Para asegurarte de que los sistemas electrónicos funcionen de manera eficaz, por ejemplo, para evitar que los virus informáticos entren en el sistema
• Para comprobar si una comunicación que ha recibido, como un correo electrónico o una llamada telefónica, es relevante para la empresa. En este caso, puedes abrir sus correos electrónicos o escuchar correos de voz, pero no puedes grabar sus llamadas.
• Para revisar las llamadas a líneas de ayuda confidenciales. En este caso, su empleador puede escuchar, pero no puede grabar estas llamadas.
• En interés de la seguridad.

Algunos empleadores monitorean a sus trabajadores sin informarles que esto está sucediendo, por ejemplo, mediante el uso de cámaras ocultas o dispositivos de audio. Esto rara vez es legal. La orientación de la ley de protección de datos dice que no se debe permitir el monitoreo secreto en áreas privadas en el trabajo, como los baños del personal, a menos que haya un delito grave involucrado, como el tráfico de drogas.

Idealmente, un empleador debería tener un código de conducta o una política que cubra el control del lugar de trabajo. Si se ha acordado un código o política, normalmente formará parte de su contrato de trabajo. Esto significa que cuando un empleador puede monitorear sus actividades, estas actividades podrían ser objeto de una acción disciplinaria si está utilizando el equipo del lugar de trabajo de formas que no están permitidas en su contrato de trabajo.

Si cree que su empleador lo ha estado monitoreando de una manera que no está permitida, necesitará el asesoramiento de un experto.

Es posible que puedas:

• Hablar con el empleador sobre el seguimiento y tratar de persuadirlo para que deje de hacerlo. Si todavía trabajas para tu empleador, deberás pensar si plantear este problema pondrá en riesgo tu trabajo.
• Presentar una queja contra tu empleador
• Consulta tu contrato de trabajo, el manual del personal o cualquier otro lugar donde tu empleador pueda tener una política sobre el monitoreo para ver lo que dice.
• Pide ayuda a tu sindicato, si eres miembro.

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