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Manual de usuario Kickidler

Al dar de alta tu correo electrónico te llegará una confirmación vía e-mail con tus datos de acceso a la siguiente plataforma: https://my.kickidler.com/

En esta plataforma podrás visualizar la cantidad de licencias que tienes disponibles, el tiempo de vencimiento, asignar y transferir licencias, así como los ejecutables de cada uno de los componentes. 

Estructura

Esta es la pantalla principal que verás una vez ingresado tus datos de usuario que recibiste por correo, este inicio muestra lo siguiente:

  • Nombre del servidor: Una vez que el componente node fue instalado. Kickidler detecta el nombre y aquí lo puedes seleccionar.
  • Clave de activación y archivos de configuración: podrás visualizar tu clave de activación. Es importante que siempre que realices una nueva instalación confirmes tu clave de activación, ya que está por seguridad, cambia cada 30 días aproximadamente. También aquí encontrarás los ejecutables de cada componente para que puedas descargarlos e instalar en los equipos. 
  • Archivos para instalación masiva: Aquí encuéntralas los ejecutables para instalación masiva del componente Grabber. Los ejecutables están disponibles para arquitecturas de 32 y 64 bits. Estos archivos ya tienen la clave de activación pre cargada, por lo que no tendrás que copiar y pegar en cada instalación.

Licencias

Esta sección te mostrará todas las licencias que son y fueron instaladas, la información que podemos ver es la siguiente:

  • Nombre del equipo
  • Tipo de licencia (GRABBER, SERVER, VIEWER)
  • Tiempo de expiración
  • Estado de la licencia
  • Campo de renovación automática
  • Última conexión (estatus online o fecha de última conexión)

Haz instalado el programa de supervisión de empleados Kickidler; ¡Ahora es el momento de comenzar a personalizar el programa para las necesidades de tu organización y familiarizarte con los principales métodos de uso!

El sistema de seguimiento del tiempo Kickidler te ayudará a automatizar la función de control del personal, aumentar la eficiencia de los colaboradores y evitar fugas de información confidencial importante.
Una vez aplicadas estas recomendaciones, podrás empezar a utilizar Kickidler de forma eficaz.

Configuración del programa

Una vez más, asegúrate de que todos los componentes del programa estén instalados y funcionen correctamente. Los errores más comunes durante la instalación se describen en la sección de preguntas frecuentes en manual de instalación de nuestro sitio web. ¿Funciona todo correctamente? Entonces puedes comenzar a ajustar la funcionalidad de Kickidler.

Los dos componentes principales del programa Kickidler que utilizará para cambiar la configuración del programa y supervisar a los empleados son el VIEWER y la interfaz web del servidor central.

Viewer te permite ver las pantallas de los colaboradores en tiempo real, monitorear el historial de acciones en la PC y la transcripción de las pulsaciones de teclas, identificar violaciones del horario y navegar por los informes básicos: informe a tiempo, informe sobre eficiencia, informe sobre dinámica. El acceso remoto a la PC de los colaboradores también está disponible a través del Viewer del programa.

Para ir al Viewer, debe hacer clic en el icono creado automáticamente en el escritorio.

La interfaz web del servidor central (SERVER), como ya dijimos, se usa para todas las configuraciones principales del programa. Además, de los tres informes básicos, hay informes adicionales, como el informe “Detalles del día”, Informe sobre horas de trabajo, Boleta de calificaciones sobre horas de trabajo, Calificación de empleados, Informe sobre solicitudes.

Otra parte de nuestro programa que conviene mencionar es la cuenta personal del usuario . La cuenta personal se puede utilizar para comprar licencias, recibir la clave de activación y también seleccionar el servidor central.

Crea la estructura de tu organización

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En la sección «Seguimiento» del componente Viewer, verás una cuadrícula con cuadros que muestran los monitores de todos los empleados, cuyas computadoras tienen el elemento Grabber del programa. Si tu empresa utiliza el servicio Active Directory, la estructura de la organización y los nombres de los empleados se crearán automáticamente.

Si tu empresa no utiliza Active Directory, tendrás que hacer todo manualmente. De forma predeterminada (si no tiene AD) a todos los usuarios se les asignan nombres de sistema. Para tu comodidad, te recomendamos que asignes a cada colaborador su nombre real y también crea una estructura organizativa y agrega a todos los usuarios a las áreas correspondientes. Es mucho más conveniente trabajar con Ana Perez del departamento de marketing que con un usuario sin rostro de DESKTOP-2NK8RIP.

Para editar los nombres de los empleados y dividirlos por departamentos, debes ingresar a la interfaz web del Servidor Central del programa.

Ve a la sección «Empleado» de la interfaz web en la barra lateral.

En la pestaña «Estructura de la organización» de la sección «Empleados» puedes crear la estructura de tu empresa que incluya departamentos, oficinas, etc. y también renombrar y ordenar los empleados que trabajan en estas áreas.

La estructura de la organización en el programa Kickidler se edita mediante el método Drag’n’Drop, es decir, puede tomar el elemento con el mouse y arrastrarlo donde lo necesite.

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También puedes transferir un colaborador o un departamento completo usando el botón «Cambiar el departamento».

En la pestaña «Sesiones» puedes ajustar el seguimiento de las cuentas de usuario. Es conveniente cuando, por ejemplo, un colaborador trabaja desde varias computadoras personales o, por el contrario, varios especialistas usan una computadora personal y trabajan con diferentes cuentas. El programa permite al supervisor controlar varias sesiones del colaborador en diferentes computadoras personales a la vez o controlar la sesión de una determinada cuenta de computadora. Te recomendamos que apliques esta opción durante las interacciones con colaboradores remotos si utilizan su propia computadora personal para trabajar.

Otro ejemplo. Tu colaborador trabaja en la computadora del trabajo durante el horario de oficina y luego termina algunos proyectos en casa. Para tener en cuenta todo el tiempo que ha pasado trabajando, tu colaborador debe crear una cuenta de trabajo especial en la computadora de su hogar. Nuestro programa contará las horas de trabajo en dos dispositivos, pero no permitirá que el empleador vea lo que el colaborador está haciendo en la PC de casa de forma predeterminada. Creemos que es una función muy importante, porque la legislación exige que los empleadores cuenten todas las horas que los colaboradores han trabajado.

En la pestaña «Distribución de los espectadores» puedes asignar qué espectador puede supervisar qué área. Está hecho de esa manera que los jefes de departamento solo puedan controlar a sus subordinados directos.

Ajuste del "calendario productivo"

Mientras estás en la pestaña «Empleados», ajustemos también el «Calendario productivo».

Selecciona la pestaña «Calendario» de la sección «Empleados». Aquí puedes crear el calendario laboral para cada colaborador y también establecer pausas para el almuerzo, vacaciones, fines de semana, viajes de negocios, bajas por enfermedad y ausencias. Otra cosa que se configura en el «Calendario» es el inicio y el final de la jornada laboral y el descanso.

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Puedes configurar el calendario tanto para cada especialista por separado como para todo el departamento (o toda la empresa). La configuración del calendario es intuitiva y no nos detendremos en los detalles.

Teniendo en cuenta estas configuraciones, el sistema contará el tiempo que un colaborador ha trabajado desde el momento en que enciende la computadora y comienza a hacer algo solo durante las horas que se especifican en el horario de operación. También podrás analizar la productividad de tus colaboradores solo durante sus horas de trabajo.

Puedes consultar las estadísticas obtenidas en el Viewer y en la interfaz web del programa. También puedes configurar la opción de enviar informes en formato Excel por correo electrónico cuando te sea conveniente  y con una frecuencia preestablecida.

Presta especial atención a esta función. El calendario de trabajo configurado correctamente te permitirá obtener las estadísticas más exactas sobre tu personal. Esta opción también es esencial para recopilar información correcta en todos los informes de Kickidler.

Configuración de "análisis de productividad"

En la pestaña «Productividad» puedes asignar una estimación de productividad a cualquier sitio web o programa. Esto te dará la posibilidad de recopilar y analizar todas las estadísticas sobre la productividad de los colaboradores.

Recomendamos configurar el análisis de la productividad al menos una semana después de la instalación de Kickidler, para que se puedan recopilar todos los datos necesarios sobre el comportamiento de los usuarios. Otra cosa es que una vez al mes se debe realizar la corrección de configuraciones y evaluación de nuevos sitios web y aplicaciones que hayan sido utilizadas por el colaborador.

Sin embargo, en el modo de prueba para tener una idea aproximada de las opciones del programa, puedes configurar la productividad un día después de la instalación del sistema Kickidler.

¿Cómo se establecen exactamente las estimaciones? ¡Todo es sencillo! Si el colaborador utiliza una aplicación o un sitio web para trabajar, entonces es «Productivo». Si se usa por motivos personales, entonces es «improductivo». Si una aplicación o un sitio web se puede utilizar tanto para el trabajo como por motivos personales, entonces es mejor configurarlo como «Neutral».

Por ejemplo, un sitio web de búsqueda de empleo se considerará productivo para el gerente de recursos humanos, pero para un empleado de cualquier otro departamento no lo será. El motor de búsqueda de Google se puede utilizar para el trabajo y por motivos personales; por lo tanto, es mejor configurarlo como «Neutral». Respectivamente, la aplicación de SAP será «Productiva» para los contadores, Adobe Photoshop puede considerarse «Productivo» para los diseñadores.

Kickidler tiene de forma predeterminada una lista preconfigurada de 700 sitios web populares improductivos. Todas las demás evaluaciones deben realizarse manualmente; no hay otra forma de hacerlo.

Puedes asignar evaluaciones generales de productividad tanto para la división estructural como para cada colaborador. Puedes combinar fuentes de evaluaciones, si es necesario. Por ejemplo, el colaborador tendrá algunas evaluaciones que son comunes para su departamento, y luego habrá algunas que recibirá individualmente.

La categorización de sitios web y aplicaciones también se puede realizar en el «Informe de productividad» de la sección «Informes» en el Viewer del programa.

De forma predeterminada, todos los sitios web y aplicaciones se clasifican como «No evaluados».

Configuración de "Control de infracciones"

Para configurar la lista de infracciones, debes ir a la interfaz web del Servidor Central del programa, => luego abrir la sección «Configuración» en el panel lateral, => elegir la subsección «Infracciones y notificaciones».

Aquí puedes crear infracciones y grupos de infracciones, configurar notificaciones automáticas y en general, habilitar, deshabilitar o eliminar infracciones.

Al hacer clic en el icono del triángulo «Agregar infracción», se abre el Filtro de infracción. Aquí puedes crear infracciones según sus necesidades individuales.

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Kickidler te permite registrar infracciones de los siguientes tipos:

  • Actividad (productiva, improductiva, neutra).
  • Inactividad.
  • Uso de los programas.
  • Uso de las páginas web.

Además, puedes configurar un temporizador de infracción que registrará las infracciones inmediatas, continuas y combinadas.

  • La infracción inmediata se registrará en el momento de la acción. 
  • Se informará una infracción continua cuando un colaborador haya realizado una acción indeseable dentro de un período de tiempo específico.
  • La infracción combinada se registrará si un colaborador ha estado realizando un cierto tipo de acción dentro del período de tiempo especifico.

Kickidler tiene por defecto una lista predefinida de infracciones que también se pueden editar.

Importante: La lista predefinida de infracciones se crea más bien para ayudarte a comprender cómo funciona el programa, y ​​definitivamente debes editarlo y actualizarlo en función de los patrones de comportamiento de tus colaboradores.

De forma predeterminada, las infracciones que creas, se aplicarán a todos los empleados de tu empresa. Para deshabilitar ciertas violaciones para una unidad estructural, debes ir al Viewer => hacer clic en la sección «Seguimiento» => luego ir a la pestaña con la unidad que necesita, => hacer clic en el menú «Infracciones» y deshabilitar grupo en cuestión.

Para deshabilitar las infracciones por separado para cada colaborador, debes abrir tu ventana en el Viewer (sección «Seguimiento»), luego ir al menú «Infracciones» y utilizando el interruptor móvil, deshabilitar el grupo de infracciones para ese colaborador.

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¿Cómo controlar las infracciones de los empleados?

Con la función de Control de violaciones, el supervisor puede obtener información en tiempo real sobre las acciones de los colaboradores de varias formas: 

  1. Primero, la infracción inmediata se puede ver en tiempo real en la parte inferior de la ventana del colaborador en la sección «Seguimiento» del Visor. En este caso, la sección con infracciones se encuentra en la esquina inferior izquierda de la ventana del empleado.
  2. En segundo lugar, Viewer tiene una sección en la que se muestran todas las infracciones en el histograma. Para abrir el histograma de infracciones, abre la ventana del colaborador haciendo clic en ella y luego ve a la pestaña «Infracciones».
  3. Otro lugar para ver el histograma de infracciones es el menú «Historial» del Viewer. Para abrirlo, debes hacer clic en el botón debajo del reproductor de video: 
  4. Finalmente, Kickidler tiene la opción de configurar notificaciones automáticas sobre infracciones. Puedes encontrar más información sobre notificaciones automáticas en la sección Autokick.
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Configuración de "Control de infracciones"

¡La herramienta Autokick es una nueva característica de 2020! Más detalles sobre qué es y para qué se puede utilizar están disponibles en la sección » Autokick » de nuestro sitio web.

Configurar notificaciones automáticas
La función «Notificación automática» está directamente vinculada a la función «Control de infracción». Es decir, puedes crear una notificación automática para un colaborador solo en una infracción que ya haya creado (y escribimos sobre la configuración de infracciones más arriba).

Para configurar notificaciones automáticas, ve a la sección «Infracciones y notificaciones» de la interfaz web del servidor central => abre la pestaña «Notificaciones automáticas».

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Aquí también puede crear notificaciones automáticas, organizarlas en grupos y eliminarlas.

Para crear una nueva notificación automática, haz clic en el ícono de campana. Se abrirá la ventana de creación automática de notificaciones.

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Aquí puedes crear y editar un nombre de notificación, vincularlo a un grupo, etc.

La línea «Filtro de infracción» te permite elegir qué infracción se activará con una determinada notificación. 

La línea «Umbral de notificación» te permite elegir el intervalo en el que se mostrarán las notificaciones.

La línea «Notificar» te permite elegir a quién se mostrará la notificación, ya sea al colaborador en forma de mensaje emergente o al supervisor por correo electrónico. Puedes elegir ambas opciones.

La línea “Texto del mensaje” te permite configurar el texto que se le mostrará al empleado.

Ten en cuenta que nuestro programa tiene versiones Básica y Extendida del filtro de notificaciones.

En la versión extendida de la ventana de creación de notificaciones, puedes agregar varios eventos a una notificación y enviar notificaciones a varios correos electrónicos.

Vinculación de notificaciones automáticas a colaboradores y departamentos

Elije la sección «Empleados» de la interfaz web del Servidor Central => asigna qué colaboradores o departamentos podrán ver las notificaciones que haz creado en la pestaña «Notificaciones automáticas».

Encendido de la interfaz de autocontrol

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En la sección «Empleados» de la interfaz web del Servidor Central => habilita y deshabilita la interfaz de autocontrol del empleado en la pestaña «Autocontrol de Kickidler».

Ten en cuenta que si el interruptor «Mostrar al empleado la interfaz de autocontrol» está ENCENDIDO, el empleado solo tendrá un icono en la bandeja del escritorio.

En el futuro más cercano, la función de habilitar y deshabilitar el Grabber de colaboradores se mostrará aquí.

Para habilitar la posibilidad de ver las estadísticas diarias, el interruptor «Mostrar al empleado las estadísticas diarias» debe estar ENCENDIDO. En este caso, un colaborador puede ver la ventana a continuación con sus estadísticas que se actualizan cada 30 minutos.

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Configurar la grabación de video

Como ya sabes, Kickidler registra el historial de video de las acciones de los colaboradores en las computadoras. Puedes configurar la duración de almacenamiento de estos videos y la velocidad de fotogramas según sus necesidades. Además, te permitirá guardar en el servidor si es necesario.

Para configurar el almacenamiento de video, ve a la sección «Componentes y coordinación» de la interfaz web. De forma predeterminada, se abrirá la pestaña «Servidores», eso es exactamente lo que necesitas.

Selecciona el servidor que necesitas (si tienes varios servidores) y en la última columna titulada «Acciones» presiona el icono de un lápiz para editar la configuración. 

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Ahí puedes configurar el Periodo de almacenamiento de video, Velocidad de grabación de video y Velocidad de transmisión de caché (la velocidad con la que se transferirán los datos si se pierde la conexión a Internet). 

Debes tener en cuenta que registrar 1 día laboral de un empleado con la configuración predeterminada (es decir, 1 fps) ocupará aproximadamente 2 GB de espacio. Puedes ahorrar espacio en el servidor eligiendo en la configuración el período de 2 días y la tasa de bits de 5 cuadros en un minuto, pero afectará la calidad del video y el tiempo que le llevará ver el video.

Si simplemente no deseas conservar el video, establece el valor «0» en la columna «Período de almacenamiento de video».

Por cierto, el video que guardes se puede exportar en el formato Webm que es compatible con la mayoría de los reproductores de video. Para hacer eso, debes ir al Viewer del programa, seleccionar el menú «Historial» y presionar el botón «Video» en la esquina inferior izquierda. Una vez más, para que el video se cargue más rápido y pese menos, puedes configurar su calidad y velocidad.

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También en la sección «Componentes y Configuración» de la interfaz web del programa se puede configurar el Periodo de almacenamiento del historial, es decir, la cantidad de tiempo que se almacenarán todas las estadísticas de los empleados (excepto el video). Las estadísticas no ocupan tanto espacio, por lo que te recomendamos que las guardes durante un período no inferior a un año.

Configurar el envío de informes por correo electrónico

Si es necesario, puedes configurar el envío de informes por correo electrónico. Los informes vendrán en formato Excel en el momento que elijas, con la frecuencia que selecciones y en las direcciones que también selecciones. Puede configurar la opción de envío de informes en la interfaz web en la pestaña del menú lateral
Configuración => Envío de informes por correo electrónico.

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Enviar informes por correo electrónico es una opción conveniente cuando no tienes acceso a la computadora y aún desea ver análisis de tus colaboradores. Tal vez estés de vacaciones o en un viaje de negocios, pero aún deseas monitorear lo que sucede en la empresa. Entonces definitivamente debes configurar el envío de informes por correo electrónico y podrás ver las estadísticas en tu dispositivo móvil.

Además, con esta función podrás automatizar el proceso de creación de hojas de horas simplemente configurando el envío por correo electrónico del informe correspondiente al final de cada mes.

¿Quieres que tus empleados sepan quién ha sido el más productivo para que se sientan motivados? Configura el envío por correo electrónico del informe «Calificación de los empleados» a todos los subordinados al final de la semana.

¿Haz aplicado todas las recomendaciones que hemos mencionado en este artículo? ¡Entonces el Kickidler está configurado con éxito y listo para ser utilizado!

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